Gởi tặng các khách hàng mới bước vào thương trường một số kiến thức về việc sử dụng và thể hiện thông tin doanh nghiệp trên danh thiếp, đặc biệt là khi cần dịch sang tiếng Anh.
Bài viết này đã đăng trên Báo Pháp luật TP.HCM trước 2002.
Về việc trình bày danh thiếp:
Trong giao tiếp xã hội hoặc thương mại, khi gặp nhau hoặc trước khi bước vào cuộc thảo luận, hoặc thương lượng, người ta thường trao đổi thiệp tên (name card) trong đó thường ghi nghề nghiệp chính hoặc chức vụ cao nhất mà người đó đang nắm giữ. Thiệp tên càng giản dị, càng khiêm nhường càng gây lòng tin cho người nhận hơn là những thiệp ghi quá rườm rà. Trước năm 1975 tại miền Nam, thiệp tên phụ nữ không ghi địa chỉ. Riêng thiệp tên kiêm thiệp công việc (business card) có thể ghi thêm tên và địa chỉ chi tiết công ty và in thêm logo của công ty (nếu có) nhưng nhất thiết không được biến thiệp thành một tấm biển quảng cáo nho nhỏ, trông rất hài hước, làm giảm giá trị của người có tên trên đó.
Đối với thiệp tên chỉ dùng đối nội chỉ nên in bằng tiếng Việt.
Đối với thiệp tên dùng đối ngoại chỉ nên thể in bằng tiếng Anh, hoặc một mặt bằng tiếng Việt, một mặt bằng tiếng Anh, không nên in song ngữ ở cùng một mặt.
Đối với thiệp công việc: không nên ghi địa chỉ nhà riêng và nếu cẩn thận, không ghi cả số điện thoại di động nữa.

Thể hiện chức vụ bằng tiếng Anh trên danh thiếp:
Trước nhất đối, với những người chỉ là nhân viên thường, không giữ chức vụ nào, sau chữ “nhân viên” ghi thêm bộ phận đang làm vịệc, hoặc ghi tính chất việc làm trước chữ “nhân viên”. Thí dụ : Ông Trần Văn A, nhân viên phòng tiếp thị thì ghi như sau:

Trần Văn A

Marketing Officer

hoặc

Trần Văn A

Officer Marketing Departmemt

Đối với phụ nữ, để tiện xưng hô, tránh để gây phiền lòng phụ nữ, ta ghi như sau:

a) Chưa lập gia đình:

CONG TANG TON THI MY (Miss)

Marketing Officer

b) Đã lập gia đình:

CONG TANG TON THI MY (Mrs)

Marketing Officer

Hiện nay, vì phép lịch sự, có khuynh hướng dùng chung cho cả 2 trường hợp đều là Ms (không phân biệt đã hoặc chưa lập gia đình).

Nếu không phải là Việt kiều, chỉ nên ghi đầy đủ theo thứ tự bằng tiếng Việt, không nên đảo ngược lại theo thứ tụ tiếng Anh. Hãy giải thích hoặc hãy để người nước ngoài tự tìm hiểu đâu là “họ” đâu là “tên” và đâu là “chữ lót”. Do đó không ghi như sau:

A V. TRAN

Hoặc A TRAN

Nếu là người thư ký chung cho văn phòng thì đề là “clerk” hoặc “admin_clerk”,
còn thư ký riêng cho một nhân vật trong công ty thì ghi là “secretary” hoặc “private and confidential secretary”,
thư ký riêng kiêm trợ lý tổng giám đốc hoặc giám đốc thì ghi là secretary-cum-assistant to the MD (Managing Director).

Chức “Trưởng phòng” thì phức tạp hơn. Chữ “phòng” có khi dịch là “service” có khi là “office”, có khi là “bureau”, có khi là “department”. Nếu chữ phòng là "service", "office", ”bureau” thì “Trưởng phòng” nên đề là “chief”, nếu là “department” thì trưởng phòng nên đề là “manager”. Thí dụ trưởng phòng nghiệp vụ ngân hàng đối ngoại nên đề là “Manager of International Banking Departmen”; trưởng phòng kế toán là “Manager of Accounting Department” đừng lầm với kế toán trưởng là “Chief Accountant”; trưởng phòng đại diện là “Chief of Representative Office” trưởng phòng liên lạc “chief of Liaison Office” v.v… Ngoài ra không dùng chữ “Head” để dịch trưởng phòng hoặc người đứng đầu các bộ phận khác, vì chữ Head không được dùng một cách trọng thức (formal)

Còn chức giám đốc và tổng giám đốc lại rất phức tạp, tùy theo người Anh hay người Mỹ. Đối với Anh, giám đốc là director, managing director, executive director, nhất thiết phải thuộc hội đồng quản trị (board of directors) hoặc người chủ sở hữu vốn công ty. Nếu giám đốc được thuê ngoài thì dùng “manager”; do đó tổng giám đốc là director general (nếu từ hội đồng quản trị) và manager general (nếu thuê ngoài). Chức vụ phó cũng hết sức chú ý: dùng từ Vie nếu có quyền hạn tương đương tổng giám đốc khi ông này vắng mặt; dùng “deputy” nếu quyền hạn bị hạn chế và giới hạn số tiền tối đa được ký; "phụ tá" (assistant) nếu không được ủy quyền hợp lệ (lawful power of attorney) sẽ không được ký kết bất cứ văn kiện, hợp đồng nào. Do vậy, phó tổng giám đốc sẽ là “Vice managing director”, “deputy managing director" và phụ tá tổng giám đốc sẽ là: “assistant to the MD” , hoàn toàn có nhiện vụ, quyền hạn rất khác nhau, phải hết sức cảnh giác khi ký hợp đồng

Cũng cần biết thêm quyền tổng giám đốc: Acting MD; đương kim tổng giám đốc: incumbent MD; cựu tổng giám đốc: late MD; tổng giám đốc sắp nhậm chức: incoming MD; tổng giám đốc sắp mãn nhiệm: outgoing MD; tổng giám đốc mới được bầu: MD - elect; giám đốc dự khuyết: Alternate director: chủ tịch hội đồng quản trị: chairman of the Board of Directors.

Đối với người Mỹ, trong một công ty quy mô trung bình, giám đốc hoặc tổng giám đốc được gọi là “President” và chủ tịch hội đồng quản trị gọi là “chairman of de board”. ”President” do hội đồng quản trị là nhân vật thứ hai sau “chairman of the board”. Tuy nhiên nếu một công ty trung bình có chức vụ: "chủ tịch kiêm luôn giám đốc điều hành chung“ (President and CEO – Chief Executive Officer) thì khi đó “chairman of the boar” có quyền hạn rất giới hạn hoặc chỉ có tính tượng trưng.Trong một công ty nhỏ của Mỹ, chức vụ “President” chỉ đơn giản là Ceo. Còn trong một công ty qui mô lớn của Mỹ “President” được gọi là COO (chief operating Officer), thường được thuê ngoài và phụ trách nhân sự và hành chính trên cơ sở hàng ngày, trong khi đó chức vụ quan trọng nhất trong một công ty lớn của Mỹ là chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành chung: ”Chairman and CEO”. Cũng trong một công ty lớn, còn có chức vụ phó giám đốc phụ trách tài chánh được gọi là “Financial vice president” hoặc Vice president-finance” Trong công ty trung bình, giám đốc tài vụ gọi là CFO (chief financial officer) và trong công ty nhỏ gọi là “Treasurer” hoặc “controller”.
Một điều cần lưu ý phần lớn các tước vị.
Trong giao tiếp thương mại khi trao đổi thiệp tên hoặc thiệp công việc, hai bên thường đứng lên hơi cúi mình và nói “cám ơn” Người nhận phải liếc nhanh thiệp tên (không đuợc đọc kỹ và bình phẩm) ghi nhanh ngày tháng và nơi nhận để biết cách xưng hô thích hợp và sâu xa hơn, để biết tầm quan trọng của bên đối tác và quy mô của công ty mà ta đang giao dịch.

Thiệp vừa nhận nên để trước mặt trong suốt thời gian thương thảo, không nên để ngay vào túi hoặc sổ thiệp. Nếu rủi vừa hết thiệp phải tỏ lời xin lỗi và sẽ gửi sau (phải chắc chắc chắn gửi sau). Nếu bên đối tác có ba người phải đưa thiệp cho cả ba người vì người không được nhận (thường có chức vụ thấp hơn) sẽ cảm thấy tủi thân. Chỉ đưa thiệp khi thật sự thấy cần thiết, không nên phân phát thiệp vô tội vạ, làm giảm giá trị người đưa và có khi gặp phiền toái nữa.